Statut : Employé de l'État, Fonctionnaire
Qui recrute ?
Office national de l'accueil - Collaboration partenaires conventionnés
Missions
- Participer à l’organisation quotidienne des tâches :
- Apporter un soutien administratif, organisationnel et logistique ;
- Assurer le suivi des actions et des échéances ;
- Planifier, préparer et assurer le suivi des réunions (ordre du jour, comptes-rendus, rapports) et assurer la logistique des réunions ;
- Préparer des présentations, rapports, procédures et autres documents ;
- Au besoin, organiser et gérer le planning de la section en tenant compte des priorités et des disponibilités des collaborateurs.
- Gestion administrative et organisationnel :
- Effectuer le suivi administratif et/ou juridique des dossiers ;
- Mettre à jour les tableaux de suivi et documents afférents et assurer le suivi;
- Garantir la transmission de l’information en interne et externe ;
- Contribuer à l’élaboration et à l’amélioration des procédures liées aux missions administratives et organisationnelles de la section, en étroite collaboration avec le responsable de section et les collaborateurs ;
- Soutenir le responsable de section dans l’exercice des tâches administratives et organisationnelles : suivi et gestion de listes ou autres documents,
- Assurer la fonction du back-up dans la section pendant les périodes de congé des collègues.
- Gérer des données et la documentation :
- Encoder et importer des données dans des fichiers ou des bases de données et en assurer le contrôle, imprimer et diffuser les listes des données importées ;
- Mettre à jour les bases de données ;
- Classer et archiver les documents administratifs ;
- Assuter la digitalisation des documents :
- Encoder et importer des données dans des fichiers ou des bases de données et en assurer le contrôle, imprimer et diffuser les listes des données importées,
- Concevoir, développer des outils de gestion et des bases de données pour les besoins de la section.
Profil
Compétences techniques
- Gestion des priorités et gestion du temps ;
- Gestion et suivi administratifs ;
- Communication écrite : rédiger, résumer et organiser tous types de documents opérationnels courants, en maîtrisant les règles d’orthographes et de grammaire en francais:
- Connaissances approfondies en luxembourgeois (écrit, lu, parlé).
- Maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, Powerpoint, Outlook) ;
- Capacité d’analyse, de synthèse et d’évaluation ;
- Maîtrise des normes rédactionnelles ;
Compétences comportementales
- Sens des responsabilités ;
- Disponibilité et flexibilité ;
- Rigueur, autonomie et sens des priorités ;
- Sens de la communication et qualité d’écoute ;
- Discrétion ;
- Savoir travailler en équipe ;
- Capacité à gérer son emploi de temps et à organiser son travail de manière proactive.
Atouts
- Notion d’anglais et d’allemand (écrit, lu et parlé) ;
- Expérience professionnelle d’au moins 2 ans dans une fonction similaire d’assistant administratif ou secrétariat ;
- Permis B1.
Conditions d’admission
Ce poste peut être pourvu sous le statut de fonctionnaire de l'État ou d'employé de l'État. Vous n'avez pas à choisir votre statut au moment de postuler : celui-ci est déterminé au terme du processus de recrutement, en fonction des conditions à remplir pour chaque statut. Le poste est également ouvert au changement d'administration des fonctionnaires.
Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission :
Niveau d’études
Vous êtes détenteur soit d’un diplôme de fin d’études secondaires (classiques ou générales), soit d’un diplôme de technicien, soit d’un brevet de maîtrise, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.
Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 4 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.
Langues
Vous devez remplir les conditions générales de connaissance des trois langues administratives. Ces conditions ne s'appliquent pas dans le cadre d'un changement d'administration.
Nationalité
Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.
Aménagements raisonnables
Si vous avez besoin d'un aménagement raisonnable pour passer l'épreuve d'aptitude générale (EAG), contactez-nous à amenagements.eag@cgpo.etat.lu.
